Anjar Priandoyo

Peraturan Presiden (Perpres) No 54 tahun 2010 yang ditetapkan Presiden SBY pada 6 Agustus 2010 menjadi acuan perusahaan-perusahaan di Indonesia dalam proses penyusunan RFP. Yang merasa terbebani dengan dokumen proposal bertumpuk-tumpuk yang harus disiapkan silahkan ‘complaint’ terhadap Perpres ini.

Ceritanya, beberapa hari setelah menyelesaikan dokumen proposal sebuah tender di BUMN dengan ketebalan dokumen lebih dari 30 cm (hampir 6 rim kertas). Di Gramedia saya melihat buku Panduan Pengadaan Barang/Jasa ini disalah satu selasarnya. Langsung tidak pikir panjang buku ini saya beli -walau saya tersadar bahwa sebenarnya versi onlinenya bisa didapat di lkpp dan bahkan sertifikasinya.

Sedikit catatan menggelitik dari Perpres yang terdiri dari 135 pasal tersebut antara lain (baru baca sebagian)
- Pasal 6 (etika pengadaan): Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh: KP (Konsultan Perencana) bertindak sebagai pelaksana pekerjaan atau konsultan pengawas pekerjaan

- Pasal 49: Biaya satuan dari biaya langsung personil paling tinggi 3,2 kali gaji dasar untuk pegawai tetap dan 2.5 kali gaji dasar untuk pegawai kontrak.

- Pasal 53: Kontrak Payung (Framework contract) Merupakan Kontrak Harga Satuan antara pemerintah dan penyedia barang/jasa yang dapat dimanfaatkan dengan ketentuan menjadi lebih efisien

“…Kalau latihan terus buat apa, kapan prakteknya..”

Kalimat diatas seringkali kita dengar tentang bagaimana teori-teori manajemen hanyalah menjadi teori bila tidak diaplikasikan dilapangan. Pengalaman saya mengingatkan bahwa jauh lebih banyak hal yang dapat kita pelajari bila kita terjun langsung dalam sebuah penugasan dibandingkan dengan 40 jam training mengenai manajemen proyek. Masalahnya, kita tidak setiap hari dapat menyiapkan kondisi dan situasi latihan kerja yang benar-benar ideal.

Sedikit catatan kecil bahwa element terpenting dari sebuah proyek adalah:
1. Waktu
2. Biaya
3. Kualitas
4. Orang
Dimana untuk bisa mengatur kesemua elemen tersebut dengan baik maka diperlukan Komunikasi dan Pengelolaan Resiko dengan baik.

Duh masih harus banyak belajar

Sekretaris, merupakan salah satu elemen paling penting dalam keberhasilan suatu proses bisnis ataupun negosiasi yang sering kali terlupakan. Bisa jadi klien di kantor adalah tetangga kita di rumah, tapi untuk urusan jadwal, agenda rapat dengan si klien kita tetap bergantung pada profesi satu ini: sekretaris.

Banyak orang berpendapat bahwa negosiasi dengan bos biasa dilakukan dilapangan golf, tapi untuk bisa bernegosiasi dengan si bos, kita harus bisa juga bernegosiasi dengan sekretarisnya untuk mendapatkan akses kepada bos besar.

Namun, prakteknya menghadapi sekretaris bos bisa jadi persoalan yang tidak mudah. Sekretaris klien misalnya sudah terlatih untuk ‘melindungi’ si bos, atau pun mengatur privacy bos sehingga sales ataupun vendor tidak mudah mendekatinya. Bahkan sekretaris yang terdidik ataupun diberi kepercayaan penuh memiliki kekuasaan yang hampir sama dengan bosnya.

Lalu bagaimana caranya agar bisa mengambil kepercayaan si sekretaris -yang merupakan salah satu kunci keberhasilan komunikasi kita dengan klien? Berikut beberapa tips yang bisa diambil:

1. Ketahui latar belakang si sekretaris
Tarakanita dan ASMI dikenal sebagai sekolah pencetak sekretaris professional di Indonesia. Sama seperti lulusan sekolah pada umumnya, ada karakter bawaan sekolah yang juga terbawa pada profil alumni sekolah ini. Misalnya, sekretaris lulusan X lebih disiplin, sementara sekretaris lulusan Y lebih terampil dalam mengelola dokumen surat menyurat. Baca entri selengkapnya »

Bekerja dengan baik. Tiga kata yang sederhana, tapi banyak cara orang memaknai kata tersebut. Ada yang memaknainya dengan 9-5 di kantor, ada prinsipnya fleksibel asal target tercapai, atau ada yang sekedarnya.

Benar memang seperti yang orang katakan bahwa tujuan orang bekerja adalah untuk mencari makna. Misi pencarian makna itu terasa sangat penting ketika kita terjebak diantara macet, gerimis dan dinginnya ibukota.

Duh…

“..Ayo bangun nak..”
Matanya yang berkedip-kedip itu seakan mendengar suara saya.
“..Ayo sini ayah gendong..”
Meski sebenarnya dia sudah terlalu berat untuk digendong -ok ok membiasakan menggendong merupakan hal yang buruk. Tapi pagi itu rasanya anak yang sudah semakin besar ini terasa semakin besar untuk saya perhatikan, untuk bisa saya monitor hingga denyut dan tingkah polahnya setiap saat.

Tiga tahun sudah, dia menjadi saksi, menjadi bagian terpenting dalam hidup saya.

Selamat Ulang Tahun ya Nak
Maaf belum bisa menjadi ayah yang baik.
Sayang Ayah Bunda ya

Setiap tempat punya aturan main, sama seperti setiap partai politik, setiap club ataupun setiap gank. Aturan main ini ada yang tertulis secara formal, ada yang tidak tertulis. Ada yang sengaja dibuat samar ada yang tidak jelas sama sekali yang jelas ada sesuatu kekuatan, sesuatu hal yang sifatnya mengingat yang disepakati bersama.

Bahwa satu-satunya cara memukul bola golf adalah mengikuti aturan swing yang baik tidak bisa digantikan dengan cara lain merupakan salah satu contoh bahwa aturan main itu tidak bisa dilanggar. Masalahnya, terkadang untuk dapat mengetahui dengan jelas aturan main mana yang berlaku kita tidak bisa menemukannya sekejap mata. Lebih sial lagi tidak ada yang mengajarkan aturan mana yang berlaku.

Menempatkan diri kita dengan baik, dengan tepat sambil senantiasa mengikuti aturan main adalah satu-satunya agar tujuan kita bisa tercapai.

Minutes of Meeting (MOM) yang pertama kali saya buat adalah saat kelas 3 SD, tepatnya saat Ramadhan tiba. Adalah tugas rutin dari Guru Agama untuk mencatat ceramah pada malam Ramadhan dalam sebuah buku yang kemudian harus di tandatangani penceramah dan dicap oleh petugas masjid.

Adalah sebuah kebanggaan tersendiri saat buku Amaliyah Ramadhan yang berisi tulisan-tulisan penuh dan cap serta tanda tangan lengkap dari si penceramah. Dan ini bukan hanya ceramah sebelum tarawih, tapi juga ceramah subuh. Jadi total -kalaupun ada yang bisa- terdiri dari 60-an catatan ceramah. Lebih dari 60 karena ceramah mingguan, sholat jumat ataupun perayaan Nuzulul Quran bisa juga dicantumkan dalam buku Amaliyah itu. Walaupun prakteknya saya tidak pernah lebih dari 30-an. Biasa, dipertengahan Ramadhan semangat mulai kendur.

Sekarang, setelah besar, pengalaman menulis minutes of meeting sewaktu kecil itu terulang lagi. Esensinya sama mencatat, tapi kompleksitasnya jauh lebih besar. Kalau dulu hanya sekedar tugas dari sekolah, sekarang MOM itu bisa menjadi justifikasi keputusan, komitmen bersama atau jadi bukti audit yang bisa menyelamatkan direksi atau pihak tertentu dari tuduhan korupsi atau sejenisnya.

Fungsi MOM
Di beberapa kali diskusi, banyak teman yang mengatakan bahwa fungsi rapat adalah ‘unjuk gigi’, unjuk kekuasaan gituh. Jadi seringkali rapat itu tidak efektif karena ada kecenderungan untuk pihak-pihak tertentu yang menunjukkan giginya dalam momen tersebut. Dan hukum alam berlaku disini, semakin banyak pihak yang terlibat dalam sebuah meeting, maka semakin tidak efektiflah meeting tersebut.

Peran MOM di masa depan
Seiring dengan kecanggihan dan murahnya teknologi -infocus/viewer/proyektor yang tersedia diruang-ruang rapat client -bahkan ruang meeting kecil sudah embed dengan infocus. Maka penguasaan MOM dikombinasikan dengan penggunaan infocus ini menjadi sangat penting.

Kesimpulannya, kalau kemampuan presentasi adalah mutlak bagi seorang top manajemen, maka kemampuan minutes of meeting merupakan skill mutlak yang harus dikuasai oleh entry level atau middle manajemen.