Anjar Priandoyo

Sekretaris, merupakan salah satu elemen paling penting dalam keberhasilan suatu proses bisnis ataupun negosiasi yang sering kali terlupakan. Bisa jadi klien di kantor adalah tetangga kita di rumah, tapi untuk urusan jadwal, agenda rapat dengan si klien kita tetap bergantung pada profesi satu ini: sekretaris.

Banyak orang berpendapat bahwa negosiasi dengan bos biasa dilakukan dilapangan golf, tapi untuk bisa bernegosiasi dengan si bos, kita harus bisa juga bernegosiasi dengan sekretarisnya untuk mendapatkan akses kepada bos besar.

Namun, prakteknya menghadapi sekretaris bos bisa jadi persoalan yang tidak mudah. Sekretaris klien misalnya sudah terlatih untuk ‘melindungi’ si bos, atau pun mengatur privacy bos sehingga sales ataupun vendor tidak mudah mendekatinya. Bahkan sekretaris yang terdidik ataupun diberi kepercayaan penuh memiliki kekuasaan yang hampir sama dengan bosnya.

Lalu bagaimana caranya agar bisa mengambil kepercayaan si sekretaris -yang merupakan salah satu kunci keberhasilan komunikasi kita dengan klien? Berikut beberapa tips yang bisa diambil:

1. Ketahui latar belakang si sekretaris
Tarakanita dan ASMI dikenal sebagai sekolah pencetak sekretaris professional di Indonesia. Sama seperti lulusan sekolah pada umumnya, ada karakter bawaan sekolah yang juga terbawa pada profil alumni sekolah ini. Misalnya, sekretaris lulusan X lebih disiplin, sementara sekretaris lulusan Y lebih terampil dalam mengelola dokumen surat menyurat.

2. Ketahui jaringan dan network si sekretaris
Sama seperti profesi lainnya -auditor, engineer ataupun consultant. Sekretaris juga punya jaringan kerja yang sama solidnya. Sekretaris direksi A biasanya berteman baik dengan sekretaris direksi B. Sekretaris pada perusahaan telekomunikasi X sering belanja bersama sahabatnya sekretaris pada perusahaan telekomunikasi Y.

3. Ketahui scope kerja si sekretaris
Profesi sekretaris seringkali tumpang tindih dengan profesi Staf, Admin, Personal Assistant dan Sekretaris itu sendiri. Beberapa sekretaris bekerja sama beratnya dengan bos itu sendiri sementara ada sekretaris yang lebih banyak bersifat administrasi -dan sementara ada bos yang memiliki lebih dari 1 sekretaris.

Ada pengalaman lain?