Anjar Priandoyo

Lebih dari 5 tahun terakhir ini pekerjaan saya utamanya adalah memberikan review dan rekomendasi atas suatu hal, suatu proses atau suatu kegiatan bisnis. Sebuah pekerjaan yang menurut saya sederhana dengan tools yang sederhana pula. Kegiatan yang dilakukan kurang lebih berputar dari wawancara dan observasi, cukup mudah bukan.

Pekerjaan yang saya jalani ini dikerjakan oleh sebuah tim, jumlahnya mulai dari 2 orang hingga 7 orang, walau di beberapa pernah mencapai 30-an orang. Durasinya pun bervariasi dari 1 bulan hingga 3 tahun, rata-rata sekitar 2-3 bulan.

Menurut saya pribadi, bagian paling sulit dari pekerjaan seperti ini ternyata bukanlah bagaimana memenangkan project, berhubungan dengan client ataupun mengelola deliverables. Tapi bagian yang paling sulit adalah menyamakan visi internal team tentang bagaimana project atau lebih tepatnya rekomendasi dihasilkan. Dengan pengalaman yang beragam, kedalaman observasi yang berbeda-beda tentunya mengkombinasikan pendapat masing-masing individu untuk menghasilkan kesimpulan yang obyektif membutuhkan ‘perdebatan’ yang panjang.

Tinggal hitungan hari, kantor saya pindah. Dan inilah proses perpindahan yang paling besar yang pernah saya alami karena menyangkut dokumen-dokumen hardcopy yang sangat banyak setelah durasi 20-an tahun ditambah nature perusahaan dengan turnover tinggi sehingga menyulitkan untuk melacak kepemilikan suatu dokumen.

Dalam situasi seperti ini, ditambah berita bahwa ruangan yang mungkin lebih kecil maka mau tidak mau saya harus memutuskan mana barang yang dibawa, mana barang yang digudangkan, mana barang yang ditinggal dan mana barang yang dibuang. Proses memutuskan ini ternyata memakan waktu hingga beberapa hari yang akhirnya sekitar 80% barang diputuskan untuk dibuang atau ditinggal.

Proses membersihkan ini ternyata berdampak positif yang mana memaksa kita untuk fokus pada hal-hal yang penting dan mulai lebih sering untuk membuang hal-hal yang negatif dan tidak penting dalam hidup kita. Sadar atau tidak sadar ternyata kita lebih sering fokus pada 80% hal yang tidak penting seperti dokumen copy, brosur-brosur iklan, koran dan majalah. Sementara dokumen asli, ataupun dokumen kontrak utama -yang sebenarnya adalah fungsi admin kantor- justru tidak mendapat perhatian yang maksimal.

Pengalaman dalam proses membersihkan dikantor ini memberi saya inspirasi untuk melakukan hal yang sama dirumah: Membersihkan gudang. Ternyata hasilnya sama, bahwa justru lebih banyak barang-barang yang tidak berguna seperti pembungkus bekas (Kardus bekas, Plastik Bekas, Karung beras Bekas), barang-barang rusak yang sudah tidak mungkin diperbaiki tapi tetap menumpuk digudang. Walau tidak semaksimal pembersihan dikantor, pembersihan digudang rumah ini cukup menghilangkan 40% dari volume gudang.

Mungkin benar yang diceritakan banyak orang bahwa untuk berhasil orang harus merantau, karena berpindah atau merantau ini memaksa kita untuk meninggalkan banyak hal yang tidak perlu dibelakang, sementara hanya membawa hal-hal yang sangat penting saja. Pengalaman membersihkan ini memberi saya pelajaran bahwa membersihkan ini tidak hanya membuat kita lebih fokus tapi juga membuat gerak kita lebih cepat.

Mengelola proyek (project management) ternyata merupakan suatu hal yang sangat berbeda dibandingkan dengan memimpin proyek (project lead). Memimpin proyek pada dasarnya adalah memastikan bahwa semua deliverables yang diinginkan client tercapai. Bagaimana caranya, lewat mana dan seperti apa adalah kreativitas dari si project lead. Sedangkan mengelola proyek adalah memastikan bahwa semua resources (time, people/resources dan cost) terkelola dengan baik.

Secara dunia karir pada umumnya, urutan seseorang berkarir adalah dari Junior Konsultan – Senior Konsultan – Project Leader/Incharge – Project Manager – Direktur. Dan yang umumnya terjadi, baik disengaja ataupun tidak disengaja -karena mencari orang sekarang susahnya luar biasa adalah: orang/resources yang mengisi posisi tersebut tidak dipersiapkan dengan baik.

Contoh paling sederhana adalah kepala rumah sakit, saat ini yang terjadi pimpinan rumah sakit biasanya adalah seorang dokter, padahal kalau dilihat dari pekerjaannya seharusnya rumah sakit dikelola oleh seorang professional yang terbiasa mengelola budget, menjalankan operasional yang tidak hanya mengenai kesehatan, memimpin promosi/kampanye rumah sakitnya.

Contoh lain yang saya lihat lebih baik adalah dalam dunia sipil/konstruksi. Dalam pembangunan sebuah proyek dibedakan antara Manajemen Konstruksi/PMO (MK), Konsultan Perencana/Arsitek (KP) dan Kontraktor. Mengingat kompleksitas proyek konstruksi yang luar biasa, maka dibutuhkan seorang PMO yang memang spesialisasinya ‘hanya’ di project management. Si PMO ini memang jago betul, dimana koordinasi dan kemampuan pendukungnya e.g MoM, Microsoft Project menjadi keahlian utamanya.

Menurut saya, tantangan para pelaku bisnis saat ini adalah menemukan orang-orang berbakat pada posisi struktural yang memiliki kemampuan managerial mumpuni tapi sebelumnya sudah memiliki kemampuan teknis/fungsional dibidangnya dengan baik. Karena tentunya project manager implementasi software yang baik tidak hanya jago programming kan -mungkin 20%-80%, 20% kemampuan coding, sisanya 80% kemampuan manajemen.

Golf, sebagaimana halnya bisnis menuntut adanya sinkronisasi dan koordinasi antar semua elementnya dengan sangat baik. Pergerakan kaki, lutut, pinggul, bahu, lengan hingga tangan harus bisa berjalan dengan baik. Urutan pergerakan dan sinkronisasinya harus berjalan dengan baik dimana tidak ada salah satu pihak yang berjalan sendiri atau berjalan semaunya tanpa bersinkronisasi dengan baik.

Sama seperti bisnis, golf juga menuntut kita memperhatikan semua element dengan baik. Bagaimana cara menggenggam club, bagaimana posisi kepala, posisi tangan kiri, posisi backswing. Perhatian semua element ini harus dilaksanakan sepenuhnya dimana tidak suatu element yang diperhatikan lebih dibandingkan element yang lain. Hanya memikirkan posisi tangan kiri seringkali berakibat posisi posture tubuh tidak sempurna atau terlalu fokus memikirkan pergelangan tangan mengakibatkan ayunan menjadi buruk.

Lalu hari ini, pelajaran apakah yang bisa kita ambil dari permainan golf:

Satu-satunya cara mengingat fokus perhatian pada semua titik adalah dengan relax (tenang)

Mempersiapkan sebuah event yang sempurna sama rumitnya dengan mempersiapkan sebuah swing yang baik. Ada begitu banyak hal yang harus diingat, mulai dari siapa usher/spg yang bertugas hingga door prize dan merchandising yang harus disiapkan oleh panitia. Mulai dari berkoordinasi dengan pihak hotel, pembicara, client hingga koordinasi internal dengan office boy di kantor.

Mempersiapkan checklist adalah salah satu hal, yang sama pentingnya dengan rapat koordinasi dan gladi resik jauh hari sebelum event dimulai. Tapi, yang paling penting justru tetap berusaha tenang dan relax pada saat event tersebut berlangsung. Golf mengajarkan kepada kita bahwa mengingat/mencatat terlalu banyak hal justru membuat kita terlalu tegang dan tidak bisa menjalankan atau memimpin suatu hal dengan baik.

Jumat kemarin disaat hari kejepit nasional, akhirnya kami dan rekan-rekan satu tim berhasil menyempatkan makan siang bersama setelah beberapa kali direncanakan dan gagal. Sebagai pekerja di bidang jasa yang sehari-harinya lebih banyak tersebar di beberapa client tentunya mengumpulkan seluruh anggota tim yang notabene hanya berjumlah 5-7 orang itu ternyata susahnya minta ampun. Ada saja hambatan yang mulai kepentingan berbeda, ada yang mempersiapkan anaknya sekolah, ada yang belum menikah, ada yang punya agenda pribadi misalnya.

Dirumah pun rasanya hampir sama, pekerjaan mengganti saklar lampu kamar mandi yang rusak pun tertunda sekian minggu -yang hari ini akhirnya bisa terselesaikan. Proses menggantinya bahkan kurang dari 3 menit, tapi alasan ini itulah, alasan harus mematikan lampu dari sikring-lah, alasan akan mengganggu pekerjaan karyawan yang menggunakan komputerlah, akan mengganggu pekerjaan ART dengan mesin cuci lah.

Memang, meluangkan waktu barang sejenak untuk melakukan suatu hal kecil yang tidak mendesak tapi penting itu luar biasa sulitnya, dibandingkan melakukan suatu hal rutinitas yang seringkali tidak penting. Dengan era yang semakin kompleks seperti ini mau tidak mau kita harus berpikir dan ber-aksi lebih ‘smart’ dan sistematis untuk mampu mengelola kehidupan dengan baik.

Lalu kira-kira apa contoh yang bisa dilakukan untuk mencapai hal tersebut? contoh sederhana dimulai dari kantor. Pekerjaan dikantor harus dibagi dalam hitungan minggu, bukan dalam hitungan hari. Misalnya, progress meeting 1 minggu sekali, team building 1 bulan sekali, masuk kantor 1 minggu sekali (untuk urusan non-client). Pengelolaan yang baik bukan berarti monitor secara penuh selama 24 jam kan? intinya bahwa KPI tercapai (sales, completeness of project, certification) harus disikapi dengan bijak kan.

Selanjutnya untuk urusan rumah, yang kelihatannya porsinya sangat sedikit -hanya 2 dari 7 hari ini rasanya harus diberlakukan dengan prioritas yang mendapatkan perhatian penuh. Dua hari dalam seminggu ini harus mampu mengakomodir segala kebutuhan pribadi (hobi, sosialisasi, aktualisasi) dan kebutuhan keluarga (liburan, pengembangan anak, kebutuhan istri dkk)

Saya kira, kita semua harus belajar untuk meluangkan waktu lebih bijaksana lagi. Meluangkan waktu untuk orang-orang yang kita cintai, istri, anak, keluarga. Meluangkan waktu lebih banyak lagi untuk kebahagiaan dan ketenangan hati dan diri. Setelah itu semunya bisa menjadi prioritas kedua.